Office Manager

Instructions:

Ben jij klaar om de spil te zijn van een dynamische en snelle kantooromgeving? Bij Trelleborg Marine & Infrastructure zijn we op zoek naar een toegewijde Office Assistant die een cruciale rol speelt in het ondersteunen van onze dagelijkse administratieve processen. Deze functie is ideaal voor iemand met een sterk organisatorisch vermogen, oog heeft voor detail en efficiënt meerdere taken kan beheren.

Wie zijn wij?

Bij Trelleborg Marine & Infrastructure maken we een blijvend verschil voor onze klanten. Onze wereldwijd geïnstalleerde technische oplossingen in de infrastructuur zijn ontworpen om te presteren in kritieke toepassingen met een levensduur van meer dan 100 jaar. Deze oplossingen worden gebruikt in uiteenlopende toepassingen, van tunnels, waterinfrastructuur, lagers en offshore-energie tot baggeren en speciale high-speed toepassingen. Projecten variëren van de Extremely Large Telescope (ELT) in Chili tot de Oosterscheldekering in Zeeland en grote verzonken tunnels zoals de Fehmarnbelt-tunnel. Wij positioneren ons niet als leverancier, maar als een betrouwbare en capabele zakenpartner voor ingenieurs, aannemers en eigenaren. In plaats van enkel producten te verkopen, bieden wij langdurige oplossingen.

De uitdaging

Bent je klaar om een sleutelrol te vervullen in een veelzijdige en dynamische omgeving? Als Office Assistant bij Trelleborg Marine & Infrastructure bent je de drijvende kracht achter onze dagelijkse administratieve operaties. Je interpersoonlijke vaardigheden, oog voor detail en vermogen om te multitasken zijn cruciaal voor het soepel en efficiënt functioneren van ons kantoor.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Fungeren als de primaire contactpersoon tussen het bedrijf en de verhuurder.
• Organiseren van de verhuizing naar een nieuw kantoor.
• Verantwoordelijk zijn voor het opslaan van engineering-, financiële, verkoop- en managementdocumenten volgens bedrijfsprocedures.
• Beheren van goedkeuringsprocessen voor zakenreizen en niet-project-/order gerelateerde inkoop (vergaderingen, evenementen, kantoorbenodigdheden, schoonmaak, eten & drinken, enz.).
• Assisteren bij visumaanvragen en andere reisdocumentatie.
• Verzamelen van gegevens en informatie voor managementrapportages en het voorbereiden van standaardrapporten.
• Beheren van agenda's van leidinggevenden, en het plannen van vergaderingen en afspraken.
• Zorgen voor de beschikbaarheid van kantoorbenodigdheden, eten & drinken, enz., inclusief inkoop.
• Voorbereiden van evenementen en vergaderingen voor diverse belanghebbenden.
• Ervoor zorgen dat de kantoren altijd representatief zijn.
• Waarborgen van de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie.

Wie ben jij?

Je hebt een scherp oog voor detail en uitstekende probleemoplossende vaardigheden, met een sterke nadruk op het waarborgen van de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie. Je bent flexibel en kunt effectief omgaan met veranderende prioriteiten en taken. Je hebt een professionele aanpak, je professionele ondersteuning is van cruciaal belang voor het succes van het team.

Wat breng je mee:

• HBO-niveau door opleiding of ervaring.
• Vaardigheid in MS Office producten (Excel, Word, PowerPoint).
• Ervaring in een administratieve of kantoor ondersteunende rol is een pre.
• Zelfmotivatie en vermogen om zelfstandig te werken.
• Sterke communicatieve vaardigheden.
• Proactieve, samenwerkende en georganiseerde aanpak.
• Analytische en statistische vaardigheden.
• Uitstekende organisatorische en tijdmanagementvaardigheden.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in zowel Nederlands als Engels; Duits is een pre.
• Vaardig in het omgaan met kantoormateriaal (printer en scanner).
• Basiskennis van data-entry en databeheer.

Wat bieden wij:

Starten bij Trelleborg betekent onderdeel worden van een bedrijf die waarde hecht aan jouw ontwikkeling en groei. Wij bieden een concurrerend salaris, uitgebreide secundaire arbeidsvoorwaarden en een loopbaan met diverse en internationale mogelijkheden. Jouw toekomst bij ons wordt gekenmerkt door leren, groeien en de kans om een substantiële impact te maken binnen een toonaangevend bedrijf. Omarm een carrière die niet alleen professionele successen, maar ook persoonlijke voldoening biedt. Sluit je aan bij Trelleborg, waar elke dag een aanzienlijke impact heeft en jouw bijdragen worden gewaardeerd.

Trelleborg is een werkgever die gelijke kansen biedt. Wij stimuleren diversiteit en zetten ons in voor een inclusieve werkomgeving voor al onze medewerkers. Personen met een handicap bieden wij een aangepaste en professionele (werk)omgeving om deel te kunnen nemen aan het sollicitatie- of interviewproces, een aangepaste werkomgeving. Neem contact met ons op om eventuele aanpassingen te bespreken.